消耗品の発注と在庫管理という雑務が消えると、スタッフの時間はどこへ回るか

スタッフの採用が進まず、いまいる人の雑務を減らしたいと考えている歯科クリニックの院長先生に向けて、設備の選び方で消せる仕事を並べました。

スタッフの時間を食っている雑務の並び

歯科クリニックの雑務は、受付の事務と診療の補助のあいだに細かく散らばっています。1つずつは数分でも、毎日・毎週の積み重ねで、衛生士や助手の時間を少しずつ削っています。

設備に付いてくる雑務は、とくに見えにくいところです。誰かが残量に気づき、発注し、届いたら中身を確かめ、しまい、期日が来たら交換し、交換したことを記録する。この一続きが、設備の数だけ院内にあります。

• 消耗品の残量の確認と発注
• 届いた品の検品と、棚へのしまい込み
• 交換の作業と、そのあとの動作確認
• 交換した日付と品番の記録
• 点検に来る業者の日程調整と立ち会い

消耗品が要る設備と、要らない設備

同じ目的の設備でも、消耗品の有無で、院内に残る仕事の量が変わります。フィルター、電極、薬液、カートリッジのように、交換の間隔が決まっている部品を持つ設備では、その発注と交換を院内のだれかが受け持ち続けます。

当社が扱う UFB DUAL® は、水道の元栓に取り付けて、院内の水をウルトラファインバブル水にする設備です。水道の水圧だけで泡をつくる構造で、電源も動力も薬剤も使いません。可動部も消耗品もないので、設置したあとに発注するものが1つもありません。

発注・検品・在庫の置き場所がなくなると

発注するものがなければ、残量を気にかける人も要りません。届いた段ボールを開けて数を合わせる作業も、診療材料の棚の一角を空けておく必要も消えます。院内の棚は狭く、置き場所が1つ空くだけで、診療に使う材料の並べ方に余裕が出ます。

在庫が切れて交換が遅れる心配もなくなります。消耗品の交換が遅れたときに、誰の担当だったかを確かめる、というやりとりもなくなります。

発注の仕事は、担当者が休んだり辞めたりしたときに途切れやすい仕事でもあります。引き継ぎのメモに書く項目が1つ減るだけで、人が入れ替わる時期の抜け漏れが減ります。

くわしいご案内器具の洗浄と滅菌にかかる人手とコストを、水の側から見直す

設備管理の記録がなくなると

消耗品のある設備は、いつ何を替えたかを記録しておかないと、次の交換の時期が分かりません。点検の報告書を保管し、次の点検の日程を合わせる仕事もついてきます。

UFB DUAL® は可動部も消耗品もないので、保守の対象の設備として台帳に載せ、交換の予定を管理する事務が生じません。記録として残すのは、設置した日と保証の書類くらいです。保証は計10年（メーカー保証2年と筆頭正規特約店 株式会社ライヴスの延長保証8年）で、10年のあいだのお問い合わせの窓口は当社ひとつです。

診療・患者対応に回る時間

消えた雑務の時間は、診療の準備と、患者さんに向き合う時間に戻ります。チェアの準備が早く終われば、次の患者さんを待たせずに通せます。説明に使える時間が数分増えれば、治療計画の説明や、衛生指導に回せます。

歯科の採用や定着を扱う記事では、本来の仕事に集中できる職場づくりがよく取り上げられます。その方法として挙がるのは、ミーティングやシステムの導入が中心です。設備を選ぶ段階で雑務の少ないものを選ぶことも、同じ方向を向いた手の一つです。

減水率は約5%で、水圧と水量はほぼ変わりません。水の出方に合わせてスタッフが手順を覚え直す必要はなく、取り付けた日から、いまの手順のまま診療を続けられます。

導入後も続ける仕事と、変わる手間

雑務が減っても、院内の衛生管理そのものは続きます。ユニットのメーカーが指示する洗浄と消毒、器具の洗浄と滅菌、その記録は、元栓に設備を取り付けたあとも、いままでどおり院内の手順として残ります。

ただし、手間のかかり方は変わります。ウルトラファインバブル水が毎日通る配管やチューブでは、汚れが壁に固着しにくくなり、すでに付いている汚れも剥がれやすくなって、水の流れで少しずつ運ばれていきます。メーカーが指示する洗浄と消毒はそのまま続けたうえで、チューブの交換や配管の洗浄の頻度を見直す材料になります。

もう1つの違いは、その手順のまわりに付いていた発注・交換・記録の仕事が減ることです。手順書のうち、水の設備に関する行が短くなり、新しく入ったスタッフに教える項目も1つ減ります。人の入れ替わりがあっても、同じ手順を引き継ぎやすくなります。

沼倉 孝秀（ぬまくら たかひで）

アリージェンス合同会社 CEO。UFB DUAL®・emiiR®（エミール）・α-HT® の正規一次販売店として、製品の選定から設置、設置後の窓口までを担当しています。