理事が交代しても引き継がれる記録の残し方

輪番で理事になった方と、理事会の資料を作る管理会社のご担当者さまに向けて、給水設備の記録を引き継ぐ形を整理しました。

毎年の交代で失われるのは、判断の理由です

書類そのものは、管理会社さまの手元に残っていることが多いです。それでも議論が戻るのは、その書類がなぜ作られたのかが分からなくなるからです。

調査の報告書だけが残っていて、何を決めるために取った調査だったのかが残っていない。見積もりが3社分あるのに、なぜ1社に絞らなかったのかが分からない。こうなると、次の理事会は最初の質問から始めることになります。

給水管は、とくに引き継ぎが問題になりやすい設備です。判断までに数年かかり、そのあいだに理事が2回も3回も代わります。

残しておきたい記録は5つです

この5つのうち、抜けやすいのは「見送った理由」です。決めたことは議事録に残りますが、決めなかったことは誰も書きません。ここが空いていると、翌年に同じ提案が出てきます。

• 調査の結果：抜管調査・内視鏡の報告書。系統ごとの肉厚と、撮った写真
• 見積もり：範囲と条件が書かれたもの。採用しなかったものも残す
• 水の測定値：鉄、濁度、色度。採水した場所と時刻をそろえて
• 写真：赤水そのもの、配管の内面、受水槽まわり。日付は台帳の側に持たせる
• 議事録：決めたこと、条件、そして見送った理由

水の記録は、条件をそろえると使えます

水の数値は、採水の条件で動きます。朝いちばんの水と、しばらく流したあとの水は別の数字になります。条件が書かれていない数値は、翌年の数値と比べられません。

くわしいご案内修繕積立金が足りないまま、給水管をどうするか｜先送りする期間に打てる手

どこに置くか

紙だけで持つと、理事の交代のときに箱ごと動きます。管理会社さまのサーバーに置けば残りますが、理事は自分で開けません。両方の弱点をふさぐには、置き場所を1つに決めて、その場所を議事録に書いておくのが確実です。

写真と報告書のような容量の大きいものは、管理会社さまに預けたまま、手元には1枚の表と置き場所だけを持つ形で足ります。全部を手元に持つ必要はなく、どこにあるかが分かれば引き継げます。

1枚にまとめる様式

給水設備について、次の項目が1枚に並んでいれば、引き継ぎはそれで足ります。

• 建物の給水方式（受水槽式か直圧式か）と、給水元の口径
• 配管の材質と、改修の履歴（どの系統がいつ替わったか）
• 調査の履歴（いつ、どの系統を、どう調べて、何が分かったか）
• 水の測定値の並び（日付・場所・条件・数値）
• いま入っている機器（型式、設置位置、設置日、保証の期限）
• 見送った選択肢と、その理由
• 次に決める予定のこと、その時期

機器を導入している場合に書くこと

当社が扱う emiiR®（エミール）のような機器を導入している建物では、型式、設置した位置（受水槽式なら受水槽に入る手前、直圧式なら水道メーターのすぐ建物側）、設置日、保証の期限を1枚に載せてください。保証は設置後10年で、10年後に検査を受けるとさらに10年、最長20年になります。

この期限が引き継がれていないと、検査を受ける時期を逃します。点検や薬剤の補充が要らない機器ほど、忘れられやすいので、日付だけは表に置いてください。

次の理事会への申し送りの書き方

申し送りは長く書かなくて構いません。いま何が分かっていて、次に何を決める必要があるのか。この2行が書かれていれば、次の理事会は続きから始められます。

そこに、判断の期限を足してください。調査の結果には有効期間のようなものがあり、何年も前の報告書は、そのまま総会の材料にはなりません。いつまでに決めるのかが書かれていると、先送りが自動的に起きるのを防げます。

長期修繕計画とひもづける

1枚の表は、長期修繕計画の該当する行に番号でひもづけておきます。計画の見直しのときに、その行の根拠がすぐ出てくる状態にしておくのが目的です。

給水管は、1回でまとめて替える形ではなく、系統ごとに分けて並べたほうが積立金の山を作りません。分けて並べるには、系統ごとの記録が要ります。記録の形が決まっていれば、計画の書き換えもそのままできます。

沼倉 孝秀（ぬまくら たかひで）

アリージェンス合同会社 CEO。UFB DUAL®・emiiR®（エミール）・α-HT® の正規一次販売店として、製品の選定から設置、設置後の窓口までを担当しています。