総会に配管の議案を出す｜資料の作り方と説明の順番

給水管の工事や延命を総会に諮る管理組合の理事さま・理事長さま、資料を作る管理会社のご担当者さまに向けて、資料の中身と順番を整理しました。

反対の中身は、3種類に分かれます

反対意見は「高い」の一言に見えて、中身は3つに分かれます。金額そのもの、いまやる必要があるのか、そして工事のあいだの生活です。

この3つは、答えを置く場所が違います。金額は資金の頁、必要性は調査の結果、生活は工期と立ち入りの頁です。どれか1つが欠けていると、その話だけで時間が流れて決議に届きません。

資料は、この順番で並べます

3つの選択肢を費用と工期で並べた表は、親記事にあります。議案書にはその表を、自分の建物の数字に置き換えて載せてください。

• 現状：いつから、どの住戸で、どんな症状が出ているか。受付の記録と写真
• 調査の結果：系統ごとの肉厚と内面の状態。替えないと何が起きるのか
• 選択肢：更新・更生・延命の3つと、外した選択肢の理由
• 4つの軸：費用、工期、水が止まる時間帯、住戸への立ち入り
• 推奨と、その理由：なぜこの順番で進めるのか
• 資金：積立金の残高、足りない額、借入や一時金の選択肢
• 決めていただきたいこと：決議の文言と、上限額

議案書に入れる項目と、必ず聞かれること

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説明会は、議案を送る前に開きます

議案書を送ったあとに説明会を開くと、出てきた質問を議案に反映できません。順番を逆にして、説明会で集めた質問を議案書の中で先に答える形にします。

説明会には、調査をした会社か、工事の見積もりを出した会社に同席してもらうと質問が止まりません。専門の質問に理事が答えなくてよくなり、理事会の負担も下がります。

反対意見への向き合い方

反対を消すのではなく、資料のどこに答えがあるかを示します。金額の話なら資金の頁、必要性なら調査の報告書、生活の話なら工程表と立ち入りの表です。

その場で答えられない質問は、答えられないまま持ち帰ってよいものです。次の理事会までに確かめて、議事録に質問と回答をそろえて残せば、次の代も同じ質問に一から向き合わずに済みます。

決議の要件は、規約で確かめます

給水管の工事が普通決議で足りるのか、特別決議が要るのかは、工事の内容と管理規約の定めで変わります。管理規約を確かめたうえで、管理会社さまか専門家に確認してください。

決議の文言には、上限額と、上限を超えたときの扱いを入れておきます。開けてみて分かる追加がある工事では、ここが無いと工事が止まります。

当日の説明の順番と、議事録に残すこと

当日は、現状、選択肢、推奨、資金、決めていただきたいことの順で話します。仕組みの説明から入ると時間が足りなくなるので、技術の説明は資料に置いて、質問が出たときに開きます。

議事録には、決議の内容、条件（上限額と範囲）、採用した見積もりの範囲、そして次の見直しの時期を残します。この4つが残っていれば、理事が交代しても判断の理由が引き継がれます。

延命を議案にするときの書き方

当社が扱う emiiR®（エミール）を議案に載せる場合、書くのは、設置する場所（受水槽式なら受水槽に入る手前、直圧式なら水道メーターのすぐ建物側）、工期（3時間〜半日程度）、水を止める時間（1〜2時間程度。受水槽式なら各戸は止まらない）、住戸への立ち入りがないこと、保証は設置後10年で10年後に検査を受けるとさらに10年延びること、そして更新の時期を後ろにずらすための手であることです。

金額はお見積もりでお伝えします。製品代と工事代を明らかにし、お見積もりで提出した以上の金額はいただきません。議案には上限額として載せていただく形になります。

沼倉 孝秀（ぬまくら たかひで）

アリージェンス合同会社 CEO。UFB DUAL®・emiiR®（エミール）・α-HT® の正規一次販売店として、製品の選定から設置、設置後の窓口までを担当しています。